På Didacticum hade förberedelserna inför årets interna Pedagogikdagar för lärare pågått i månader, in i det sista hoppades de på att kunna genomför dem som planerat – men några få dagar innan arrangemanget styrde de om skutan och satsade istället på olika workshops för att underlätta distansarbete och distansundervisning – dessa två dagar hade totalt nästan 450 aktiva deltagare.
Samma sak hos IT-avdelningen, både de som levererar hårdvara och mjukvara samt IT-utbildning, har fått styra om sitt arbete och göra allt de kan för att underlätta för distansläget. Det har både handlat om att stötta i Zoom och Teams samt att säkra den viktiga VPN-tunneln.
Didacticum och IT-avdelningen ställer om och ställer upp
Så här berättar Peter Dalenius på Didacticum, Richard Nylander på IT-utbildningar, Johan Gilbertsson på IT:s kundcenter och Andreas Göransson samt Jenny Rydén på det nära IT-stödet om deras arbetssituation på LiU under förra veckan.
Johan: Vi har haft ett högt tryck. Vi har fått många frågor och de flesta har handlat om våra distansverktyg (Zoom och Teams), vår lärplattform Lisam och hur man kommer åt LiU:s tjänster hemifrån via bland annat VPN.
Peter: Vi har fått ställa om eftersom alla Didacticum kurser och seminarier ska ske på distans. Samtidigt försöker vi göra allt vi kan för att stötta lärare och övrig personal när det gäller deras nya arbetssituation med undervisning hemifrån.
Richard: Vi på IT-utbildning har gjort en omställning i vårt utbud och även en omprioritering av utbildningar för verksamheten. Vi följer utvecklingen och anpassar oss till efterfrågan på vissa utbildningar för att kunna stötta verksamheten på bästa sätt.
Andreas: Vi förser medarbetarna med saker som de behöver nu när de ska jobba hemma. Det rör allt ifrån headsets, lånedatorer och programvaror som behövs vid distansarbete. Vi har märkt av ett högt beställningstryck på datorer, kringutrustning, telefoner och annat.
Jenny: Vi är ett gäng som är på plats fysiskt här på servicepunkten på Campus Valla. De senaste dagarna har vi haft ett mycket högre tryck än vanligt, jag uppskattar att det är ungefär fyra gånger så många som behöver hjälp. De kommer hit bland annat eftersom de behöver låna en laptop, låna kablar och hämta ut en ny telefon eller andra beställningar. Ibland blir det kö, men det är alltid trevligt att hjälpa folk.
Servicepunkten på IT hade fler än dubbelt så många ärenden som en vanligt. Folk behövde hjälp och prylar för att kunna jobba hemifrån. Från vänster: Micaela Westerlund, samordnare på Lokalboknings-, tentamens- och schemaenheten samt IT-teknikerna Peter Nordgren och Jenny Rydén. Foto Thor Balkhed
Vad var det första du tänkte när du fick veta att detta skulle ske?
Johan: Hur kommer det här påverka oss och vår verksamhet? Vad behöver vi göra för att hantera situationen på bästa sätt?
Peter: På Didacticum började vi ganska tidigt fundera kring hur Corona skulle kunna påverka LiU. Och när våra spekulationer snabbt blev verklighet var det skönt att vara förberedd. Det var bara att kavla upp ärmarna och börja hjälpa till.
Richard: Att jag ville hjälpa till och att det kändes bra och roligt att kunna vara med och hjälpa till i den här speciella situationen.
Andreas: Vi tänkte att det är bra att vara förberedda, så vi började beställa hem mer utrustning redan innan det kom in beställningar till oss, för vi förstod att det skulle bli ett ökat behov.
Att ställa om till distans
Vilka är universitetspersonalens största utmaningar, tror du?
Johan: Att få "allt" att fungera som tidigare, men på distans – med så kort omställningstid som möjligt för att minimera avbrott och störningar i vår verksamhet.
Peter: Att alla behöver få koll på vilka verktyg och metoder de kan använda för att undervisa och examinera på distans. Det blir en brant inlärningskurva för många, men vad jag har sett redan så kastar sig alla in i detta med stor energi.
Hur bygger man upp ett hemmakontor?Andreas: Vissa lånar hem skärmen de har vid sitt skrivbord och vissa beställer ny skärm som de lånar hem (om den på jobbet är gammal). Många skärmar sitter numer fast på väggen vid skrivbordet och tyvärr har vi inga fötter att låna ut till dem, så om du har en sådan skärm kan du istället låna en skärm av oss.
Kan du räkna upp några av de viktigaste tekniska åtgärder ni fått utföra de senaste dagarna?
Johan: Hela IT-avdelningen har arbetat hårt den senaste tiden för att anpassa våra tjänster mot det förändrade behovet och där tycker jag vi kommit långt, några av åtgärderna som vidtagits är att säkerställa att våra distansverktyg klarar den ökade belastningen, anpassa och öka kapaciteten i vår lärplattform Lisam och öka kapaciteten i tjänster som möjliggör åtkomst av LiU:s resurser utanför LiU:s nätverk (VPN, Thinlinc, med mera).
Du har lett flera digitala workshops vissa har haft över 100 deltagare samtidigt, hur har det gått?
Richard: Det har gått bra trots allt bra. Vi hade öppen anmälan och visste inte hur många som skulle ansluta. Naturligtvis är det svårt att tillfredsställa en frågvis grupp på nästan 100 personer, men jag tror att de flesta var nöjda med både utbildningen och att vi kunde erbjuda detta så snabbt. Onlineutbildningar är en utmaning men också något som ger nya fantastiska möjligheter. I en lärosal får jag feedback direkt i form av ansiktsuttryck och nickar, något som är svårare när man kör online - men online kan jag erbjuda helt nya sätt få deltagare att interagera i utbildningen, med chat, polls och gemensam whiteboard.
Richard Nylander leder workshop om Microsoft Teams i Zoom. Foto Karin Midner
Trots distansläget, hjulen fortsätter att rulla
På vilket sätt jobbar ni framåt för att fortsätta att hjälpa de som arbetar på distans?
Johan: Vi på IT:s kundtjänst försöker se till att ha en god bemanning och tillgänglighet, hantera alla inkommande frågor och problem så snabbt vi kan samt att fortsätta se till att ge det stöd som behövas för att komma igång och hantera sitt arbeta på distans.
Jenny: Vi kommer att fortsätta att finnas på plats på LiU vid vår servicepunkt tills det finns direktiv på att vi inte får det längre. Vissa som kommer till oss på det nära IT-stödet behöver hjälp med installation av mjukvara eller felsökningar. Jag upplever att de som kommer hit med sådana frågor föredrar stöd genom ett fysiskt möte och har vi tid så hjälper vi självklart till. Men, flera problem går bra att lösa på distans, så jag tipsar om att ringa Kundcenter. De brukar kunna lösa många enklare fel och svara på frågor snabbt.
Richard: IT-utbildningar och Didacticum kommer att fortsätta att stödja övergången till distansläge så länge det behövs. Den närmaste tiden har vi planerat ett antal drop in-tider med olika teman.
Peter: LiU kommer inte på något sätt att stå stilla, utan hjulen rullar på. Alla gör verkligen sitt yttersta för att studenterna ska kunna genomföra sina utbildningar. Nästa utmaning för Didacticum är att fortsätta att ge lärarna stöd i hur de använder verktygen så effektivt och pedagogiskt som möjligt. Vi kommer ju troligtvis att köra hemifrån under en lång tid framöver.
