Forskning om IT-styrning stärker organisationers inre liv

Forskning inom IT-styrning och systemförvaltning vid Linköpings universitet har resulterat i styrmodellen Pm3. Modellen kommersialiserades 2006 och 2010 blev Pm3 branschledande i Sverige. Under senare år har forskningen inom området IT-styrning – eller portföljstyrning som det också kallas – utvecklats vidare i samarbete med praktiker inom företag och förvaltningar.

Bakgrund

Digitaliseringen har exploderat de senaste 30 åren och utvecklingen fortsätter. Idag har många arbetsplatser inom samhälle och näringsliv hundratals IT-system som rör deras respektive verksamhetsprocesser och utbud av tjänster. 

Hand som pekar på surfplatta med diagram för analys.

Med en lång rad IT-aktörer som levererar och ansvarar för olika slags IT-system riskerar dock helhetsbilden av verksamheten att gå förlorad. För att få en organisatorisk överblick över systemen har IT-styrning därför blivit allt vanligare. En IT-styrningsmodell, eller portföljstyrning som det också kallas, hjälper verksamheter att få en övergripande kontroll över sin ”portfölj” av IT-system, det vill säga den samling IT-lösningar som bidrar till att organisationens verksamhet effektiviserar arbetet och uppnår sina mål. Portföljstyrningen blir en strukturerad form av prioritering. 

Vid Linköpings universitet påbörjades forskning kring styrning och ledning med och av IT på 1990-talet. Malin Nordström, adjungerad universitetslektor vid Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling, IEI, var en av pionjärerna. 2005 doktorerade hon på en avhandling om styrbarhet i förvaltningsverksamhet. Avhandlingsarbetet, liksom samarbetet med forskarkollegor och aktörer inom näringsliv och myndigheter, ledde fram till styrmodellen Pm3 (På Maintenance Management Model). Modellen kommersialiserades och lanserades därefter brett via Malin Nordströms företag På AB.

Denna modell innebar att myndigheter, företag och andra verksamheter nu fick möjlighet att ha full kontroll över sin totala IT-portfölj. 

Modellen handlar om organisationers inre liv. Om styrningen inte fanns så skulle det vara helt omöjligt att ha kontroll över verksamheten och att tillhandahålla service på nätet, konstaterar Malin Nordström. 

Ett konkret exempel är resenärers bokning av SJ-biljetter. Bokningen är ett IT-system, som sammankopplat med flera andra ska leda till att resenärens betalning och resa genomförs på ett tryggt och tillfredsställande sätt.

En effekt av Pm3-modellen var att beslutsfattare från kärnverksamhet och IT-verksamhet blev sammanlänkade i styrgrupper. På så vis fick de en gemensam överblick och kunde därmed fatta beslut om systemen, för verksamhetens och användarnas bästa. 

– I min forskning fångas jag av praktisk problemlösning. Jag ser mig som forskare och innovatör och befinner mig därför mellan akademi och praktik. Genom åren har jag fördjupat samarbetet med företag och organisationer och konkret arbetat på plats med dem. Pm3 är en innovation och en följd av det samarbetet, säger Malin Nordström.

2010 blev Pm3 svensk branschstandard för förvaltning av IT-system.  Styrmodellen används av en lång rad verksamheter. Siffror från 2020 visar att ett 70-tal myndigheter, cirka 20 universitet, samtliga 21 regioner och ett hundratal privata företag använder Pm3.

Malin Nordström lämnade företaget På AB 2011 och har därefter fortsatt med sin praktiknära forskning för att definiera nya problem och vidareutveckla arbetet med portföljstyrning (läs mer om detta nedan).

Samverkan 

Malin Nordströms forskningsstrategi har varit att i ett första steg ta fram teoretisk och praktisk kunskap tillsammans med andra forskare och reflekterande praktiker. Därefter har hon utifrån forskningsresultaten arbetat med innovation, som bland annat lett fram till portföljstyrningsmodellen Pm3.  Hon har under hela sin forskarkarriär växlat mellan att befinna sig i akademi och praktisk verklighet. Samarbetet mellan akademi, näringsliv och offentlig sektor (så kallad Triple Helix) har varit en ledstjärna i arbetet.

Tre studenter vid sin posterI ett samarbete mellan Linköpings universitet och Kriminalvården fick studenter göra analyser inom IT-governance och presentera resultaten vid en posterkonferens.Genom att under perioder arbeta konkret med IT-styrning på många arbetsplatser har hon både bidragit till aktuell problemlösning och med kunskapsutveckling. Bland annat har hon arbetat inom flera sjukvårdsregioner, bank och försäkring, och när detta skrivs (2020) inom Kriminalvården.

2008 skapade Malin Nordström ett kunskapsinitiativ om systemförvaltning. 45 organisationer inom offentlig sektor och privat näringsliv anslöt till nätverket. Samarbetet pågick i sex år och medlemmarna finansierade forskning och samverkade kring forskningsfrågor med grund i praktiska frågeställningar. 

– Den nära kontakten med praktiker gör att jag kan ligga steget före. Ett mål med forskningen är att den ska leda till innovationer som får snurr på Sverige, säger Malin Nordström.

Ett nytt samverkansinitiativ startar under 2021; tankesmedjan Praktikforskarna. Malin Nordström handplockar 15 praktiker och seniora forskare dit. Syftet med tankesmedjan är bland annat att utveckla verksamheters beslutsfattande så att all inköpt IT-teknik ger största möjliga värde och nytta för verksamheten.

Under åren har Malin Nordström samarbetat med forskare både inom och utanför LiU, främst i tvärvetenskapliga projekt. Hennes forskning har bidragit till utvecklingen av flera LiU-utbildningar, däribland masterprogrammet IT och management samt kandidatprogrammet i systemvetenskap. Böcker som hon och hennes kollegor skrivit har använts som kurslitteratur på program över hela landet. Hon har också bidragit till internationell forskning genom medverkan i konferenser och journalpublikationer.

Verksamhet och resultat

Malin Nordström delar in sin forskning i två olika faser där fas 1 var inriktad på utvecklingen av Pm3. 

Fram till 2013 handlade arbetet om att inventera IT-systemen, slå ihop dem, skapa ordning och reda i organisationen, sänka kostnader och frigöra utrymme för utveckling och innovation. 

Pm3 har bland annat lett till positiva effekter som bättre samverkan mellan verksamhet och IT-avdelning, förbättrad kommunikation mellan de olika leden, en tydligare bild av helheten samt effektivare arbetssätt och planering. Modellen har även bidragit till sänkta kostnader.

Genom att kombinera ett antal studier har vi kommit fram till att det är rimligt att anta att pm3 sparar 1,3-1,5 miljarder årligen bara i landets regioner, säger Malin Nordström.

Johnny Carlberg, koordinator på samverkansprogrammet eSam, arbetade 2008 tillsammans med Malin Nordström för att införa Pm3 på Arbetsförmedlingen.

– Effekten blev att vi fick bättre kontroll på alla system. Det var nödvändigt i en organisation som Arbetsförmedlingen med 15 000 anställda. Med hjälp av Pm3 kunde vi göra rätt prioriteringar för vilka åtgärder vi skulle vidta, vilka system som skulle vidareutvecklas och tillgodose stabiliteten i systemen, säger Johnny Carlberg.

Sedan dess har digitaliseringen i samhället utvecklats ytterligare, med nya praktiska problem som följd och därmed nya forskningsfrågor. Från mitten av 2010-talet är Malin Nordströms forskning därför inne i kunskapsfas 2, som hon kallar den. Arbetet fortsätter att ske i ett nära samarbete med personer inom olika verksamheter. 

Marie Christine Taylor är chef- och organisationsutvecklare på Kriminalvården. Sedan 2018 samarbetar myndigheten med Malin Nordström för att förbättra sin organisation med hjälp av portföljstyrning.

– Vi hade bland annat 24 olika styrgrupper på olika nivåer och vi ville åstadkomma ordning och tydligare styrning. Nu har vi fått ner antalet styrgrupper till fem, kopplat dem till kriminalvårdens beslutsnivåer och fått ett större fokus på verksamheten, säger Marie Christine Taylor.
Samarbetet fortsätter, påpekar hon.

– Det svåra är inte att rita fram lösningar utan att få hela organisationen att förändra sitt beteende. Malin Nordström kan IT och portföljstyrning, jag kan organisation och förändringsarbete. Kopplingen däremellan är fruktbar.

Fokus i Malin Nordströms forskning ligger nu på värdet och nyttan av IT-systemen. 

Vi brukar tala om en utvidgad portföljstyrning för att öka effekten av de digitala tillgångarna i organisationen, ungefär som vid finansiell förvaltning. Det är lätt att köpa in digitala resurser utan att se till att få ut mesta möjliga nytta från dem. Det utvidgade portföljstyret är ett sätt att tillförsäkra verksamheterna både värde och nytta, säger Malin Nordström.

Exempel på forskning inom området

  1. Styrbar systemförvaltning, http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:liu:diva-33144 (doktorsavhandling)
  2. IT-governance (portföljstyrning), http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:liu:diva-141048 (forskningsrapport riktad mot praktiker)
  3. Praktikforskning, https://www.sysiac.org/uploads/SySiAc2011-NordstromAxelsson.pdf (journalartikel)
 

Kunskap gör skillnadVisa/dölj innehåll

Samverkan med Linköpings universitetVisa/dölj innehåll