Verksamhetsstöd (VS)

Vårt uppdrag är att ge professionell administrativ och teknisk support till IFMs utbildnings- och forskningsverksamhet. 

I vårt arbete är vi:

  • moderna, professionella och kompetenta
  • har tydliga, effektiva och kvalitetssäkrade stödproces­ser, arbetsmetoder och rutiner
  • strävar alltid efter att minimera slöseri med resurser (t ex tid, pengar, material) inom administration och teknisk service

Organisatoriskt är avdelningen uppdelad i två enheter: administrativ och teknisk.

Ledning/kontakt
Visa/dölj innehåll

Administrativ enhet
Visa/dölj innehåll

Enhetschef: Jens Trosell

Enheten ansvarar för alla administrativa rutiner vid IFM och är indelad i tre olika områden:

  • avdelningsadministration
  • utbildningsadministration
  • centrala specialistfunktioner

Avdelningsadministration

Varje forskningsavdelning har minst en samordnare kopplad till sig. Samordnaren är första linjens support för alla medarbetare och ger även administrativt stöd till avdelningschefer och forskningsledare. De uppgifter samordnaren inte kan/har befogenhet att lösa förmedlas vidare till de centrala administrativa funktionerna, eller särskilda serviceteam inom VS (t ex Forskarladok och stipendier). Administrativt stöd som ges av samordnaren är bland annat:

  • löpande ekonomi- och projektadministration (pro­jektbudgetar, fakturor, uppföljningar, redovisningar till finansiärer, lönekonteringar, m m)
  • allmän service till avdelningens personal (arrangering av möten/konferenser, bokningar, blanketthjälp, administration kring dis­putationer, dörrskylt, post­fack, telefon)

Utbildningsadministration
Visa/dölj innehåll

Utbildningsadministration

Vid IFM finns tre studierektorsområden för grundutbild­ning. Varje studierektorsområde har en administratör kopplad till sig. Administratören är första linjens support för studierektorer, examinatorer och all undervisande personal. Administratörerna är även kontaktyta för stu­denterna kring praktiska frågor om de kurser som ges. Det administrativa stöd som ges av administratören är bland annat:

  • Ladokarbete, såsom resultatrapportering m m
  • tentamensadministration
  • administration kring examensarbeten
  • uppdateringar till Bilda
  • hantering av kursrum i Lisam

Utbildningsadministrationens medarbetare
Visa/dölj innehåll

Centrala specialistfunktioner
Visa/dölj innehåll

Centrala specialistfunktioner

Dessa utgör andra linjens support och har olika specialis­tområden. Huvuduppgiften är att ge kvalificerat stöd och support åt IFMs ledning, avdelningschefer och övriga medarbetare. De centrala specialistfunktionerna ansva­rar även för att de administrativa rutinerna för respektive område vid IFM är effektiva och håller en god kvalitet. De specialistområden som finns är:

  • ekonomi (budget, bokslut, finansieringsfrågor, stora och komplicerade redovisningar till EU/KAW/SSF, Raindancesupport, anläggningar, övrigt ekonomiskt stöd och rådgivning)
  • HR (rekrytering, avveckling, rehabilitering, före­tagshälsovård, friskvård, Visit)
  • kommunikation (webbsidor, intranät, informations­material, fotografering)
  • inköp (direktupphandlingar och förnyad konkur­rensutsättning i egen regi, förmedling av uppdrag över direktupphandlingsgränsen till Upphandlings­enheten, övrigt stöd och support)
  • registratur/arkiv (diarieföring av handlingar, frågor om utlämnanden, arkivsamordning)
  • övrigt (lokaladministration, LiU-ID/datorkonton, mm)

Medarbetare centrala specialistfunktioner
Visa/dölj innehåll

Teknisk enhet
Visa/dölj innehåll

Enhetschef: Sven Andersson, teknisk chef

Enheten ansvarar för/samordnar institutionens övergri­pande tekniska support inom områdena:

  • mediaförsörjning (gas, el, vatten/renvatten, kyl­vatten)
  • hantering av tekniska installationer enligt gränsdragningslis­ta
  • samordning vid inköp/installation av ny forskningsutrustning (vikt, dimensioner, ventilation- och mediaförsörjning)
  • ombyggnationer av lokaler
  • systematiskt arbetsmiljö-, brandskydds- och säkerhetsarbete inkl. hantering av farligt avfall

Enheten svarar även för kontakterna mot universitetets lokalförsörjningsenhet samt Akademiska hus avseende lokal- och byggfrågor.

Vid enheten finns bland annat dessa institutionsgemen­samma tekniska supportfunktioner samlade:

  • allmän teknisk support
  • logistik inklusive godsmottagning
  • koordinering av systematiskt miljö- och arbetsmiljö­arbete (ej resurser för att genomföra åtgärder i verk­samheten)
  • mekanisk verkstad, självservice (inklusive tvätt, bläs­ter, måleri)
  • komponentfysiklabb
  • teknisk support och modifiering av GU-laborationer i undervisningslaboratorier
  • inköp, planering, service och lokalbokning av undervisningslaboratorier
  • tekniskt förråd

Sedan 2015 har IFM inte längre någon egen IT-personal då IT verksamheten organisatoriskt flyttats över till LiU-IT. Tekniska enheten har dock ett beställaransvar för IFM gentemot LiU-IT och för löpande dialog med deras kundansvarige och IFM-placerade resurspersoner för att säkerställa kvaliteten på leveransen till IFM.

Medarbetare vid tekniska enheten
Visa/dölj innehåll

Nyheter
Visa/dölj innehåll