Verksamhetsstöd (VS)

Enhetschef: Jens Trosell

Enheten ansvarar för alla administrativa rutiner vid IFM och är indelad i tre olika områden:

• avdelningsadministration
• utbildningsadministration
• centrala specialistfunktioner

Avdelningsadministration

Varje forskningsavdelning har minst en samordnare kopplad till sig. Samordnaren är första linjens support för alla medarbetare och ger även administrativt stöd till avdelningschefer och forskningsledare. De uppgifter samordnaren inte kan/har befogenhet att lösa förmedlas vidare till de centrala administrativa funktionerna, eller särskilda serviceteam inom VS (t ex Forskarladok och stipendier). Administrativt stöd som ges av samordnaren är bland annat:

• löpande ekonomi- och projektadministration (pro­jektbudgetar, fakturor, uppföljningar, redovisningar till finansiärer, lönekonteringar, m m)
• allmän service till avdelningens personal (arrangering av möten/konferenser, bokningar, blanketthjälp, administration kring dis­putationer, dörrskylt, post­fack, telefon)

Enhetschef: Sven Andersson, teknisk chef

Enheten ansvarar för/samordnar institutionens övergri­pande tekniska support inom områdena:

• mediaförsörjning (gas, el, vatten/renvatten, kyl­vatten)
• hantering av tekniska installationer enligt gränsdragningslis­ta
• samordning vid inköp/installation av ny forskningsutrustning (vikt, dimensioner, ventilation- och mediaförsörjning)
• ombyggnationer av lokaler
• systematiskt arbetsmiljö-, brandskydds- och säkerhetsarbete inkl. hantering av farligt avfall

Enheten svarar även för kontakterna mot universitetets lokalförsörjningsenhet samt Akademiska hus avseende lokal- och byggfrågor.

Vid enheten finns bland annat dessa institutionsgemen­samma tekniska supportfunktioner samlade:

• allmän teknisk support
• logistik inklusive godsmottagning
• koordinering av systematiskt miljö- och arbetsmiljö­arbete (ej resurser för att genomföra åtgärder i verk­samheten)
• mekanisk verkstad, självservice (inklusive tvätt, bläs­ter, måleri)
• komponentfysiklabb
• teknisk support och modifiering av GU-laborationer i undervisningslaboratorier
• inköp, planering, service och lokalbokning av undervisningslaboratorier
• tekniskt förråd

Sedan 2015 har IFM inte längre någon egen IT-personal då IT verksamheten organisatoriskt flyttats över till LiU-IT. Tekniska enheten har dock ett beställaransvar för IFM gentemot LiU-IT och för löpande dialog med deras kundansvarige och IFM-placerade resurspersoner för att säkerställa kvaliteten på leveransen till IFM.