Stipendiegruppen, ett team vid Institutionen för fysik, kemi och biologi (IFM), har tilldelats Bästa teamprisets hedersomnämnande för sitt initiativ att bilda teamet som arbeta Ann-Charlotte Svensson Holm tog emot priset som representant för Stipendiegruppen på Chefsdagen 2019 Foto Magnus Johanssonmed att skapa överskådliga och tydliga rutiner för hantering av stipendier.
- Uppgiften behövdes, vi frågade om vi fick starta teamet, berättade gruppens representant Ann-Charlotte Svensson Holm vid prisutdelningen. Nu har vi börjat ta kontakt med andra institutioner och hoppas vi kan inspirera andra att jobba så här.
Med priset för bästa team vill LiU lyfta fram och uppmuntra teamets och det goda samarbetets betydelse, som är så viktigt för universitetets utveckling.
Stipendiegruppen på IFM
Stipendiegruppen har funnits och arbetat aktivt på IFM sedan början av 2019. Idén föddes ur ett stort behov av att hantera de många stipendierna som utfärdas vid institutionen på ett mer strukturerat sätt. Stipendierna hanterades tidigare av många personer, papper skickades fram och tillbaka och det var svårt att få överblick över processen. Våren 2018 startade man därför ett projekt där stipendieprocessen skulle kartläggas och, om möjligt, förenklas. Färre personer skulle vara inblandade, och gemensamma rutiner skulle följas, allt för att säkerställa kvalitet och effektivitet – de som hanterar många stipendier blir proffs. Ann-Charlotte, som redan hanterade många stipendier, föreslog att alla stipendier skulle hanteras av en stipendiegrupp och fick med sig Jenny och Emelie som också hade hand om stipendietunga avdelningar - och Stipendiegruppen var född. I augusti 2019 kom även Madeleine in i gruppen och numera har man också stöd av en HR-partner.
Hur ser ett vinnande arbetssätt ut?
- Vi träffas en specifik tid varje vecka och fördelar inkomna ärenden. Vi ser också över varje ärende och var vi ligger i processen och svarar på inkomna mail i vår delade Foto Lejla Kronbäckbrevlåda. Vi står alla bakom all information som skickas ut från den gemensamma brevlådan, säger de. Vi i teamet går väldigt bra ihop – det är en bra sammansättning av personligheter och det är med lätta steg som vi går till våra veckomöten för vi vet att om vi inte är på bra humör innan mötet så kommer vi vara på bra humör efter mötet. Vi är en grupp som tänker tillräckligt lika för att det ska gå väldigt smidigt att jobba ihop, men inte så lika att vi inte får tänka om och fundera då och då, vilket hela tiden tar oss framåt. Det är högt i tak och det finns inga dumma frågor. Och så bryr vi oss om och lyfter gärna varandra också.
Det som stimulerar medlemmarna i Stipendiegruppen är att få ta tag i en process och göra den tydlig för både dem själva och för forskarna som behöver förstå den. - Vi tycker det är viktigt med att det finns en transparens i kommunikationen mellan servicefunktionen och kärnverksamheten, säger de. Vi är olika ben av IFM och för att verksamheten ska fungera för alla, måste vi ha ett klimat och rutiner som möjliggör kommunikation. Det känns också bra att vara säker på vad som gäller för stipendiater, vilka regler, rättigheter och skyldigheter vi, handledarna och stipendiaterna själva har att rätta sig efter.
Och hur ser framtiden ut?
- Vi insåg ganska tidigt att vi behövde hjälp för att kunna arbeta med detta uppdrag och kom därför tidigt i kontakt med stipendieansvariga på IKE och ITN. Vi har därefter skapat ett nätverk mellan våra institutioner för att dela med oss av rutiner och kunskaper, säger teammedlemmarna. From 2020 ska detta nätverk utvecklas ytterligare och vi kommer ha regelbundna träffar under året. Vid några av dessa planerade träffar kommer troligen också Visit (ett team vid IFM som hjälper utländska besökare och nyanställda tillrätta på IFM) och HR vara delaktiga.
Varför tror ni att ert arbete har blivit så uppskattat på IFM och LiU?
- Vi tror att vårt arbete har blivit uppskattat för att vi jobbar väldigt prestigelöst och får arbetet gjort, säger de. Många reagerar även på att vi arbetar enkelt och över institutionsgränserna. Behöver vi ha svar på en fråga, ställer vi den till den vi tror ska kunna svara, oberoende av titel, position, institutionstillhörighet, eller ens universitetstillhörighet. Finns kompetens och kunskap annanstans, kontaktar vi dem och frågar om råd.
