Via forskningen har företaget Schemagi växt fram. Företagets schematjänster köps nu av arbetsplatser främst inom vård och omsorg. Med mer anpassade scheman fungerar verksamheterna bättre och brukarna får på så vis en bättre service, vård och omsorg.
Metodik för att lägga scheman
Att göra scheman som både är anpassade efter verksamhetens behov, personalens individuella önskemål samt lagar och regler är svårt. På grund av detta startade forskare inom optimeringslära vid Matematiska institutionen på LiU ett forskningsprojekt 2006 där de arbetade fram en metodik för att lägga scheman som ska uppfylla alla dessa behov. Redan tidigare hade forskare inom optimeringslära arbetat med modeller och algoritmer för schemaläggning av sjuksköterskor, men då var det fortfarande ett glapp till att kunna använda dessa scheman i praktiken eftersom hänsyn inte tagits till alla aspekter av behov och önskemål. I det forskningsprojekt som startade 2006 var därför huvudfrågan: ”Går det att utveckla matematiska modeller och algoritmer som kan skapa bra scheman utifrån samtliga krav och önskemål som finns?” Forskningsresultatet visade att optimeringsläran kunde utvecklas till att nyttjas på ett sådant sätt, och att arbetssättet skulle kunna användas bland annat inom vård och omsorg och på så sätt göra nytta i vårdens vardag. Den datoriserade schemaläggningen innebar en stor arbetsbesparing för chefer som annars måste göra schemaläggningen manuellt. Via LiU:s innovationsorganisation fick forskarna möjlighet att kommersialisera sitt resultat och 2010 bildades företaget Schemagi baserat på den optimeringsmetodik som utvecklades i forskningsprojektet.
Schemaläggningsverktyg som sköter administrationen
Schemagi skräddarsyr scheman till arbetsplatser inom samhällslära tjänster – främst vård och omsorg – inom både offentlig och privat verksamhet. Företaget har fem anställda och fem konsulter knutna till sig. På en strategisk nivå arbetar Schemagi med analyser av förutsättningar för schemaläggningen och kan därigenom föreslå hur personalresurserna bäst kan användas. På en operativ nivå arbetar Schemagi med att skapa personalscheman. Därigenom omfördelas kundens tid från administrativt arbete till kärnverksamheten, och schemakvalitén höjs.
Vård- och omsorgsboendet Ångaren i Täby kommun är en av de arbetsplatser som anlitat Schemagi. Det är en kommunal verksamhet med 65 anställda. De scheman som boendet tidigare haft fungerade inte optimalt utifrån verksamhetens och de anställdas behov. 2018 anlitades därför Schemagi. Utgångspunkten i uppdraget var att skapa scheman som bättre matchade bemanningsbehovet och samtidigt ledde till en större förståelse och acceptans bland medarbetarna för dessa nya scheman. Förändringsarbetet förankrades genom att skapa en arbetsgrupp med personalrepresentanter från olika avdelningar. Utifrån samtalen och faktainsamlingen genomförde Schemagi en schemaanalys med hjälp av matematiska modeller. Med analysen som bas presenterade Schemagi sedan tänkbara scenarier och vägval som verksamheten behövde ta ställning till. Utifrån detta underlag fattade chefer och medarbetare tillsammans medvetna beslut om schemaläggningen och Schemagi kunde arbeta fram färdiga förslag på scheman som mötte verksamhetens behov. Dessa scheman var väl förankrade bland personalen vilket förenklade införandet.
– Personalen är positiv och verksamheten har förbättrats, kommenterar Kerstin Ahlqvist, resultatsenhetschef vid Ångaren.
Förbättrad kvalitet
Utifrån LiU-forskningen har Schemagi byggt upp och utvecklat egen kunskap kring schemaläggning. Undersökningar från företaget visar att verksamheter inom vård och omsorg som nyttjat Schemagis tjänster fungerar bättre och att arbetsmiljölagar och regler följs. Den uppmätta andelen omvårdnadstid av total tillgänglig tid har kunnat ökas med 5-12 procent. Förbättrad kvalitet har observerats i form av ökad bemanningskontinuitet och att bemanning oftare sker med rätt kompetens och genom bättre återhämtning för personalen. Detta berör hela samhället, såväl anställda, vård- och omsorgstagare samt anhöriga, liksom skattebetalare överlag. Företagets schematjänster köps nu även av bland annat flygplatser, hamnar och bibliotek.
Schemagi har en stark trovärdighet bland kunderna på grund av LiU:s forskning, enligt Simon Johansson, affärsansvarig på Schemagi. Den kopplingen blir en kvalitetsstämpel. Han påpekar också att det finns ett värde ur ett samhällsperspektiv att det investeras i regionala bolag eftersom det skapar arbetstillfällen.
Samverkan har skett på olika nivåer sedan forskningsprojektet påbörjades 2006. Bland annat upprättades ett samarbete med dåvarande landstinget i Östergötland där kontakter togs med vårdavdelningar för att ta reda på vilka behov som fanns vid schemaläggning. Ett samarbete skedde också med Norrköpings kommun där forskarna testade olika slags schemaläggning inom omsorgen.
LiU tidigt ute
LiU:s egen innovationsorganisation var därefter en aktiv part i kommersialiseringsarbetet av forskningsresultatet, bland annat via en affärscoach och inkubatorn LEAD kopplad till LiU. Forskaren Elina Rönnberg deltog också i ett entreprenörskapsprogram via Vinnova och Espri. Hon var från början vd för Schemagi, innan hon på heltid återgick till forskningsarbetet tillsammans med dåvarande handledaren Torbjörn Larsson, professor i optimeringslära.
– Forskningsmässigt var vårt bidrag att vi tog schemaläggningen hela vägen till praktisk användning och visade att det gick att skapa scheman som fungerar – och för det behövde vi utveckla matematiska modeller och algoritmer. Att vi i forskningsprojektet lyckades med det var sedan utgångspunkten för att gå mot en kommersialisering. Vi var mycket tidiga med detta. Tröskeln för att göra något sådant idag är mycket lägre tack vare att denna typ av forskning tagit fart. Idag sker mycket forskning i denna riktning och fler företag och verktyg växer fram.
Flera examensarbeten har gjorts där Schemagi varit involverade, däribland planering av patientbesök på Universitetssjukhuset i Linköping.
– Att vi kan få användning av våra idéer och forskningsresultat och på så vis bidra till samhällsnytta är verkligen bra. Samverkan mellan Matematiska Institutionen och LiU Innovation har varit central och avgörande för att nå dit, säger Elina Rönnberg.
Ökat erfarenheten av samverkansarbete
En annan aspekt av samverkansarbetet är att det ökat erfarenheten och kunskapen om samverkansarbete på Matematiska institutionen (MAI).
– Det gör att vi kan nu lättare kan skapa en organisation för samverkan även med andra parter, exempelvis med Saab, säger Elina Rönnberg.
Som en följd av att optimeringslära kan bidra till effektiv schemaläggning har ytterligare forskningsfrågor väckts bland MAI-forskarna. De vill fortsätta att tänja på gränserna för hur optimeringslära kan göra nytta, dels genom att förstå och göra bättre modeller för de problem som adresseras, dels genom att utveckla effektiva beräkningsmetoder, till exempel inom flygindustrin.