Magdalena Smeds är biträdande universitetslektor vid avdelningen för Logistik- och kvalitetsutveckling och forskar om kvalitets- och verksamhetsutveckling i organisationer. Hon berättar vid den konferens som avslutar forskningsprogrammet Helix om vikten av att inte över- eller understyra på arbetsplatsen.
- Överstyrning innebär att man försöker lösa problem utan att ha alla fakta och data. Man agerar i stunden, vilket känns bra, men i själva verket riskerar det att försämra situationen, säger forskaren Magdalena Smeds.
Detaljstyra verksamheten och medarbetarna eller styra för lite leder ofta till ineffektivitet och svårigheter att uppnå uppsatta mål. Medarbetarna känner inte den nödvändiga tilliten eller vägledningen från chefen för att kunna prestera på topp.
Beslut och problemlösning sker i diverse chefsmöten eller ledningsgruppsmöten bakom stängda dörrar och ofta utan en helhetsbild, vilket riskerar att leda till en försämring i stället för en förbättring.
- Genom att prata med de som faktiskt är drabbade kan det ibland visa sig att problemet inte är så stort som man trodde. Belys i stället problemet och låt medarbetarna som arbetar närmast problemet eller sakfrågan själva komma fram till lämplig lösning, råder Magdalena Smeds.
Kundåterkoppling – leder till ökad överstyrning
Magdalena Smeds berättar att inte sällan kan organisationer missta enstaka avvikelser för att vara systematisk variation i deras processer och därmed riskera att agera eller fatta beslut på felaktig grund.
Återkoppling från en missnöjd kund är ett typiskt exempel som kan leda till överstyrning. För att visa på handlingskraft genomför organisationer snabbt en förändring vilket i stället leder till försämringar för andra kunder, för arbetsmiljön eller för verksamheten.
- Tendensen i samhället är att vi ställer höga krav och förväntar oss mer. Det är därför väldigt viktigt att stanna upp och reflektera - är det signal eller brus, säger Magdalena Smeds.
Forskaren delar med sig en metod för att bryta ner ett problem. Hon kallar det för fem varför. När man har identifierat ett problem ska man ställa frågan varför fem gånger.
Magdalena Smeds föreläser på Helix konferens. HELIX Competence Centre är ett flervetenskapligt forskningscenter vid Linköpings universitet som arbetar med arbetslivsfrågor utifrån ett partnerskap mellan universitet, industri, offentlig sektor och arbetsmarknadsorganisationer. Foto Teiksma Buseva
Att leda förändringsarbete
Vissa förändringar som görs i organisationer i syfte att skapa förbättring leder inte alltid till förväntade resultat och blir inte hållbara på längre sikt. Magdalena Smeds berättar att vi ofta pratar om bästa praxis – men vi behöver lyfta och våga prata om när det inte har gått bra och vilka bollar som är värda att springa på.
- Idag har vi mer avancerade arbetsuppgifter och det är viktigt att vi lägger tiden på att förändra det som ger bra resultat och har ett förhållningssätt till det, säger Magdalena Smeds.
Att inte över- eller understyra på arbetsplatsen när man fattar beslut är en konst. För att lyckas med detta krävs ett bra omdöme, fakta om problemet, lyhördhet och tålamod.
